Was ist eine sichere Druckfreigabe?
Mit einer sicheren Druckfreigabe wird sichergestellt, dass der Ausdruck nicht von unberechtigten Personen eingesehen werden kann. Dabei muss der Benutzer den Druck freigeben, bevor dieser vom Gerät ausgegeben wird. Man bezeichnet dies auch gerne als: Pull-Printing, Follow-Me-Print, Secure-Print-Release, Find-Me-Print. Je nach Hersteller wird hier eine andere Bezeichnung gewählt. Einige sind sogar eingetragene Warenzeichen wie z.B. FollowMe von Ringdale.
Wie wird so etwas umgesetzt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten wie man das technisch realisieren kann. Die häufigste Lösung die ich hier besprechen möchte ist, dass man einen Server im lokalen Netzwerk hat. Alle anderen Lösungen werden wir in einem weiteren Beitrag besprechen, da dies sonst den Rahmen sprengen würde.
Auf dem lokalen Server werden alle Druckwarteschlangen eingerichtet und es wird die entsprechende Lösung installiert. Da wir mehrere Hersteller unterstützen lege ich mich hier nicht fest wie das im Detail gemacht wird. Die installierte Lösung stellt dann eine virtuelle Druckwarteschlange zur Verfügung die den Druck solange auf dem Server parkt bis der Benutzer den Ausdruck am Drucker frei gibt.
Hier kommen wir zum zweiten Teil der Lösung. Auf den Druckern wo ich dies nutzen möchte, wird auch eine Software installiert. Diese dient dazu, dass der Drucker gesperrt ist und eine Anmeldung des Benutzers erzwingt. Erst wenn der Benutzer sich am Drucker angemeldet hat, kann er den Ausdruck an diesem Drucker freigeben.
Persönliche Analyse
Wie sieht Ihre aktuelle Situation genau aus?
Philipp Mayer sieht sich Ihre Druckerlandschaft genau an und rechnet die aktuelle Situation mit Ihnen durch – kostenfrei und unverbindlich.
Welche Vorteile habe ich dadurch?
- Unterstützung beim Datenschutz, da vertrauliche Ausdrucke nicht unbeaufsichtigt im Drucker liegen
- Einsparung von nicht abgeholten Ausdrucken, da diese nach einem definierten Zeitraum automatisch gelöscht werden
- Einsparung bei den Druckkosten, da Ausdrucke auf zentralen Druckern günstiger sind
- Zeitersparnis bei dem Ausrollen von Druckertreibern, da ich nur noch eine virtuelle Druckwarteschlange habe und nicht viele einzelne Warteschlangen, die man den Benutzern zuordnen muss
- Keine Ausdrucke mehr auf versehentlich falsch ausgewählten Druckern
- Durch die Anmeldung am Drucker, habe ich weitere Vorteile z.B. beim Einrichten von Scans
- Entlastung der IT durch die zentrale Verwaltung der Druckaufträge
Gut zu wissen:
Um Kosten zu sparen geht der Trend da hin Drucker zu konsolidieren. Weg von Einzelplatzdruckern, hin zu zentralen Druckern.
Fazit
Wenn Kunden zentrale Drucker einsetzen, sollten sie auf jeden Fall eine Lösung für die sichere Druckfreigabe nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Werden alle Drucker von so einer Lösung unterstützt?
Je nach Anbieter der Lösung und je nach Ausstattung des Druckers werden nicht alle Drucker unterstützt.
Ist es technisch schwierig so eine Lösung einzusetzen?
Nein, die Einrichtung der Lösung und der einzelnen Drucker übernehmen wir als Ihr Dienstleister. Die spätere Bedienung durch die IT ist recht einfach.
