Das papierlose Büro – Top oder Flop?

Ich besuche jede Woche verschiedene Unternehmen und sehe dabei vom totalen Papierchaos bis zu vollständiger Digitalisierung alles. Ein Großteil meiner Ansprechpartner sind IT’ler. Aber ich spreche ebenfalls Einkäufer, Office Manager, Geschäftsführer etc.
Die meisten denken in die Richtung eines „papierlosen Büros“. 
Selbstverständlich gibt es ebenfalls Unternehmen, die weiterhin auf der Basis von Papier arbeiten und hiervon keinesfalls abweichen.

Gerade IT’ler wünschen sich weniger Papier. Warum? Abgesehen von den Kosten, kostet es denjenigen, dem die Ehre gebührt sich um die Drucker und Kopierer zu kümmern, meist sehr viel Zeit. Ich bin mir sicher, dass viele dem zustimmen – egal ob sich derjenige um einen oder einhundert Drucker und Kopierer kümmert. 

Theorie
Wir leben im 21. Jahrhundert und das „papierlose Büro“ ist in vielen Teilen der Welt ein großes Thema. Was benötigt man dafür? Eigentlich sind es doch nur ein paar Programme und in ein paar Monaten ist alles umgestellt. Jedem, der sich um genau solch eine Umstellung kümmert ist bekannt, dass noch etwas mehr Arbeit dahinter steckt und es meist leider nicht in ein paar Monaten Arbeit getan ist. Die „einfache“ Umstellung auf das papierlose Büro, bringt viel Arbeit mit sich.

Praxis
Nun spreche ich aus der Sicht eines Key Account Managers für Print- und Software-Lösungen, der jeden Tag einen ziemlich genauen Einblick in die Prozesse verschiedener Unternehmen bekommt. Es gehören zu viele Schritte dazu, um eine vollständigen Digitalisierung durchzuführen, als dass ich diese hier auflisten kann. Ein voll digitalisiertes Büro erfordert für das Unternehmen funktionierende und gut ausgesuchte Software. Dafür ist vorher eine genaue Analyse der Prozesse und ein präziser Plan bzw. präzises Konzept nötig, sodass sich solch ein Projekt nicht jahrelang hinzieht. Aber genau so etwas durfte ich leider schon öfters beobachten.

Unwahrscheinlich. Sobald alles voll digital läuft, muss dies reibungslos geschehen. Jeder der einen Ausfall des eigenen System bereits einmal mitbekommen hat weiß, dass im schlimmsten Fall niemand mehr arbeiten kann, bis das Problem behoben ist. Solche Lösungen sind in der Regel unheimlich kostspielig. Ein gut geplantes Projekt hat bereits seinen Preis und ein schlecht geplantes sprengt oft sogar jeglichen Budget-Rahmen. 

Dies ist ein Faktor, der meiner Meinung nach immer mit einbezogen werden sollte! Nicht bei jedem Unternehmen ist die Notwendigkeit da, um jeden Preis zu digitalisieren. Gerade bei kleinen Firmen steht die Zeitersparnis oft nicht im Verhältnis zum Preis, der bezahlt werden muss. 

Manche Unternehmen hingegen sind gesetzlich dazu angehalten gewisse Prozesse bezüglich dem Datenschutz sicherer zu gestalten. Zum Beispiel muss jede Firma, die unter die sogenannte NIS 2 Verordnung fällt, sicherstellen, dass alles dafür getan wird, um vertrauliche Daten zu schützen. Meist arbeitet man hierfür mit zentralen Multifunktionsgeräten und einem Pull Printing System.

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Es variiert, für wen ein papierloses Büro tatsächlich sinnvoll ist. Oft lassen sich Arbeitsprozesse auch ohne kostspielige Digitalisierung optimieren. Jemand der auf Sicherheit achten muss, ist digital leichter angreifbar. Schließlich lässt sich ein Server leichter hacken, als ein Blatt Papier. Kostentechnisch kann es günstiger sein, aber auch nicht immer. Es ist eine Umstellung, über die man sich genauestens Gedanken machen sollte. Es wird viel Arbeitszeit einer oder mehrerer Mitarbeit draufgehen, aktuelle Mitarbeiter müssen ggf. nachgeschult werden und die Software muss gut gewählt sein, sodass diese im Nachhinein nicht mehr Schwierigkeiten verursacht, als zuvor. 

Welche Punkte bei der Planung von einem papierlosen Büro beachtet werden müssen:

• Rechnet sich der Kostenaufwand dies Umzusetzen im Verhältnis zur Arbeit?
• Wird man durch eine vollständige Digitalisierung leicht angreifbar?
• Gibt es Vorgaben/Gesetze, wie z.B. NIS 2, die eine teilweise Digitalisierung erfordern?
• Werden die Arbeitsabläufe nach einer vollständigen Digitalisierung für den Mitarbeiter einfacher oder komplizierter?
• Reicht evtl. eine Zentralisierung der Drucksysteme aus, um die Druckkosten genug zu senken?

Weder das digitale noch das auf Papier basierende Büro sollte man verteufeln. Fragt Euch, ob Eure derzeitigen Prozesse bereits optimiert sind und ob der Zeit- und Kostenaufwand den späteren Mehrwert rechtfertigen. Auch ein Papier basiertes Büro kann sehr gut laufen. 

Meine Beobachtung: Eine sinnvolle Mischung aus Digitalisierung und Papier ist meist das Gesündeste für ein Büro und deren Mitarbeiter! Welches Verhältnis das ist, entscheidet jeder für sich. Ich betreue übrigens Kunden, die sich als „voll digitalisiert“ bezeichnen, aber immer noch Drucken!