Software-Lösungen

die das Print- und Dokumenten-Management noch smarter machen

Neben unseren hauseigenen Software-Produkten, die unsere Kunden im Rahmen von Topcart Comfort kostenfrei erhalten, bieten wir darüber hinaus in Zusammenarbeit mit unseren Partnern einige weitere Software-Lösungen an, die das Print- und Dokumenten-Management noch smarter machen. Möglichkeiten und Varianten gibt es in diesem Bereich wahrscheinlich ebenso viele, wie es Anforderungen in Unternehmen gibt. Um die beste Lösung zu bestimmen, setzen wir uns mit Ihnen zusammen, nehmen Ihre Wünsche und aktuellen Gegebenheiten auf und entwickeln daraus Ihr individuelles Angebot. Sie wissen selbst noch nicht so genau was Sie brauchen? Kein Problem! Auch in diesem Fall kommen wir gerne bei Ihnen vorbei und zeigen Ihnen auf, welche Prozesse Sie möglicherweise noch vereinfachen können.

Sollten Sie bereits konkrete Ansprüche oder Vorgaben haben, die zusätzliche Software-Lösungen nötig machen, sprechen Sie uns an!

BEISPIELE für weitere Software-Lösungen aus unserem Angebot:

DOCUMENT—MANAGEMENT-SYSTEM

Dokumente digital verwalten und Arbeitsprozesse vereinfachen

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Kommunikation, können Arbeitsprozesse massiv verschlankt und vereinfacht werden. Doch dadurch wird die Verwaltung vor neue Herausforderungen gestellt, weil zum Beispiel die Archivierung von digitalen Dokumenten und E-Mails revisionssicher sein muss.

Zudem müssen die Dokumente ohne großen Aufwand wiederzufinden sein. Das Dokumenten-Management (kurz DMS) bietet dafür vielseitige und zahllose Möglichkeiten und macht die Verwaltung von Dokumenten sicherer und effizienter.

Wir unterstützen Sie gerne dabei aus dem umfangreichen Angebot die für Sie richtige Lösung zu finden!

FOLLOW-ME

Schützen Sie Ihre vertraulichen Daten und Dokumente

Follow-Me-Printing sichert sensible Daten und Dokumente beim Drucken, indem diese erst nach der Autorisierung durch den Anwender ausgedruckt werden. Die komplette Verschlüsselung der Druckdaten schützt sie außerdem im gesamten Netzwerk.

Mögliche Autorisierungstechniken sind RFID-Karten, Chipkarten, Fingerabdruck-Erkennung oder die Eingabe von PIN, Benutzername und Kennwort.

 Vertrauliche Dokumente werden erst nach Identifizierung des Anwenders generiert
 Weniger Papierverschwendung, da Druckaufträge erst nach Abruf ausgedruckt werden

REGELBASIERTES DRUCKEN

Kosten und Ressourcen schonen durch regelbasiertes Drucken

Legen Sie fest, wer, was, wie in Ihrem Unternehmen drucken darf. Mit der Definition allgemein gültiger Regeln steuern Sie so das Druckvolumen und den Druckerverbrauch und sparen dadurch Verbrauchsmaterial und Kosten. Bestimmen und regeln Sie beispielsweise:

Monochromes Drucken bei hohem Druckvolumen
Automatischer Duplexdruck bei hohem Druckvolumen
Ausdrucke bei hohem Druckvolumen nicht zulassen

MOBILE PRINTING

Flexibel, immer & überall drucken

Mobiles Arbeiten wird durch mobiles Drucken und Scannen abgerundet. Dafür bietet Topcart eine herstellerunabhängige Mobile Printing-Lösung, die es ermöglicht vom Smartphone oder Tablet zu drucken und Dokumenten-Scans vom Scanner auf das mobile Endgerät zu schicken.

Nutzer können so problemlos von unterwegs aus drucken, wie sie es von ihrem normalen Arbeitsplatz gewohnt sind, zum Beispiel Auswahl zwischen Farbe und monochrom, Endverarbeitung einstellen oder auch beidseitiger Druck.

Smartphone & Tablet noch effektiver nutzen
Drahtloses Drucken & Faxen

TEXTERKENNUNG DURCH OCR

Eingescannte Dokumente weiter bearbeiten und besser verwalten

OCR = Optical Character Recognition (deutsch Optische Zeichenerkennung)

Mit einer OCR-Software können bereits ausgedruckte und / oder eingescannte Dokumente in bearbeitbare Text-Dateien umgewandelt werden. Sogar auf digitalen Bildern kann Text erkannt und umgewandelt werden.

OCR erleichtert Ihnen die Digitalisierung und Archivierung von beispielsweise postalischem Schriftverkehr, Verträgen oder Rechnungen. Verwenden Sie z.B. die Suchfunktion, um Dateien nach bestimmten Schlagworten zu durchsuchen. Und selbstverständlich können die umgewandelten Dateien auch geändert oder ergänzt werden.

OPTIMIERUNG DURCH FAX-SHARING

Fax-Verkehr zentralisieren

Beim Fax-Sharing erhält nur ein Gerät eine Faxkarte, auf das allerdings verschiedene User zugreifen können. Das spart nicht nur Hardwarekosten, sondern reduziert auch den technischen Aufwand Ihrer IT-Infrastruktur.

In manchen Unternehmen wird sogar gänzlich auf ein Gerät mit normaler Faxfunktion verzichtet. Dank integriertem „Fax to …“ in verschiedenen Multifunktionsgeräten, können Faxe direkt zum Desktop des Benutzers geschickt werden.

Interessiert? Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie herstellerunabhängig und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für ein entsprechendes MFP auf Basis Ihrer Anforderungen. Mehr erfahren

WIR FREUEN UNS DARAUF, SIE KENNEN ZU LERNEN!

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