Software-Lösungen

für das Print- & Dokumenten-Management 

Neben unseren hauseigenen Software-Produkten, die unsere Kunden im Rahmen von Topcart Comfort kostenfrei erhalten, bieten wir darüber hinaus in Zusammenarbeit mit unseren Partnern einige weitere Software-Lösungen an, die das Print- und Dokumenten-Management noch smarter machen. Möglichkeiten und Varianten gibt es in diesem Bereich wahrscheinlich ebenso viele, wie es Anforderungen in Unternehmen gibt. Um die beste Lösung zu bestimmen, setzen wir uns mit Ihnen zusammen, nehmen Ihre Wünsche und aktuellen Gegebenheiten auf und entwickeln daraus Ihr individuelles Angebot.

Sie haben bereits konkrete Ansprüche oder Vorgaben, die zusätzliche Software-Lösungen nötig machen? Prima, sprechen Sie uns an!
Sie wissen selbst noch nicht so genau was Sie brauchen? Kein Problem!
Auch in diesem Fall kommen wir gerne bei Ihnen vorbei und zeigen Ihnen auf, welche Prozesse Sie möglicherweise noch vereinfachen können.

Warum Software für Drucker & Multifunktionsgeräte?

Druckgeräte können drucken, scannen, kopieren, faxen.

Aber was, wenn Sie mehr benötigen?

Dafür gibt es Software-Lösungen für Drucker & Multifunktionsgeräte, die man sich wie ein Baukastensystem vorstellen kann.
Aus einer Vielzahl an möglichen Produkten stellen wir gemäß Ihren Anforderungen die für Sie passende Kombination zusammen.

Einblick & Erläuterung verschiedener Software-Lösungen für Drucker & Multifunktionsgeräte

Software für Drucker & MFPs

Authentifizierung (Datensicherheit)

Benutzer identifiziert sich am Gerät mittels Pin, Karte oder Benutzername + Kennwort

= User-bezogen

Nicht manipulierbar bzw. für andere einsehbar

Verschiedene Software erhältlich (frei & kostenpflichtig)

Software für Drucker & MFPs

Sicherer Druck (Datensicherheit)

Ausdruck erfolgt erst nach Pin-Eingabe

Nur für bestimmte Ausdrucke, das Gerät ist generell „offen“

Lösung für wenige User

Keine Software nötig (ist bereits im Gerät / Druckertreiber integriert)

Software für Drucker & MFPs

Pull Printing (Datensicherheit)

Ausdrucke von jedem Gerät abholen

Vor Ausdruck immer erst Authentifizierung vom User notwendig

= Geschützter Druck

Verschiedene Produkte erhältlich (immer Server-Lösung)

Software für Drucker & MFPs

Scan2Mail

(2 steht für Englisch „to“ = zu)

Scan wird an eine Mail-Adresse gesendet

Die Mail-Adresse muss aus im Gerät hinterlegtem Adressbuch ausgewählt oder händisch eingegeben werden

Funktion bereits im Gerät integriert!

Software für Drucker & MFPs

Scan2Folder

(2 steht für Englisch „to“ = zu)

Scan wird an einen Dokumenten-Ordner gesendet

Der Dokumenten-Ordner liegt auf Server (wird von IT eingerichtet)

Zugriff auf Ordner von jedem User

Funktion bereits im Gerät integriert!

Software für Drucker & MFPs

Scan2MyMail

(2 steht für Englisch „to“ = zu)

Voraussetzung: Authentifizierung der User – siehe oben

Scan wird automatisch an die Mail-Adresse des authentifizierten Users gesendet

= Hohe Datensicherheit

Lösung an Authentifizierung geknüpft, daher Software nötig

Software für Drucker & MFPs

Scan2MyFolder

(2 steht für Englisch „to“ = zu)

Voraussetzung: Authentifizierung der User – siehe oben

Scan wird automatisch an einen für den authentifizierten Users festgelegten Ordner gesendet

= Hohe Datensicherheit

Lösung an Authentifizierung geknüpft, daher Software nötig

Software für Drucker & MFPs

Authentifizierung für Scan2My-Lösungen

(2 steht für Englisch „to“ = zu)

Scan2My-Lösungen benötigen Authentifizierung der User

Verwendete Technologie nennt sich RFID = Radio-Frequency IDentification (Deutsch: Identifizierung mit Hilfe elektromagnetischer Wellen)

Benötigt wird dazu ein Sender-Empfänger-System zum automatischen und berührungslosen Identifizieren mittels Radiowellen

An Druckern z.B. mit Chipkarte oder Transponder, die/der einem bestimmten User zugewiesen ist

Es gibt in diesem Bereich diverse Kartentypen und Anbieter

Software für Drucker & MFPs

Texterkennung (OCR)

OCR = Optical Character Recognition (Deutsch: Optische Zeichenerkennung)

Bereits ausgedruckte oder eingescannte Dokumente werden in bearbeitbare Text-Dateien konvertiert

OCR erleichtert Digitalisierung und Archivierung von z.B. postalischem Schriftverkehr, Verträgen oder Rechnungen

Funktion teilweise bereits im Gerät integriert

Software für Drucker & MFPs

Scan Workflows

Zusätzliche Software-Lösungen zur Vereinfachung der Verwaltung & Weiterverarbeitung der Scans

Beispiel: Verträge werden anhand Nummer im Text automatisch zugeordnet und in Ordner abgelegt

Beispiel: OCR liest an bestimmter Stelle im Dokument einen Text oder Barcode aus und gibt dieses dann automatisch in die korrekte Weiterverarbeitung

Software für Drucker & MFPs

Kontingent-Verwaltung

User bekommen bestimmte Anzahl an Drucken / Kopien freigeschaltet

Drucke / Kopien werden mittels Authentifizierung am Gerät vom Benutzer erstellt

Zusätzliche Drucke / Kopien können vom User gekauft werden

Interessant z.B. für Unis, Schulen oder Hotels

Software für Drucker & MFPs

Druckregeln

Standard: Admin legt über Druckertreiber fest, welcher User wie Drucken darf (mono & color)

Erweiterung mit Software ermöglicht genauere und weitaus mehr Regeln

z.B. Drucken & Kopieren pro User, A3 ja / nein oder nach Dokumententypen (z.B. Mails nur monochrom)

= Volle Kontrolle über Output-Management

Software für Drucker & MFPs

Reporting & Statistiken

Druckgeräte geben exakte Auswertungen über die Benutzung / Auslastung

Die hauseigene Software-Lösung von Topcart – TC CARL – erstellt Auswertungen pro Gerät

Es gibt weitere Lösungen, die noch detailliertere Reports liefern wie z.B. pro User oder nach Kostenstellen (ggf. kostenpflichtige Produkte)

Software für Drucker & MFPs

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung für Drucker können lokal, online oder im vorhandenen Verzeichnis (LDAP) geführt werden

Lokal: Die Benutzerdaten werden händisch im Gerät erfasst

Online: Alle Benutzer werden händisch in Cloud erfasst

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol):
Daten aus dem vorhandenen internen Benutzerverzeichnis können mittels Software vom Gerät ausgelesen werden

LDAP = Bequeme Verwaltung + Kontrolle bleibt bei Admin

Benutzerverwaltung in Kombination mit Druckregeln ergeben diverse Möglichkeiten an Spezifikationen

Z.B. Marketing darf color bis A3 drucken, Max Mustermann nur monochrom bis A4

Software für Drucker & MFPs

Lizenzierung

Lizenz / Lizenzierung = Latein „licet“ (es ist erlaubt) bzw. „licentia“ (Erlaubnis)

Eine Lizenz enthält die Nutzungsbedingungen inkl. Kosten für die Software

Softwarelizenzen für Drucker können unterschiedlich zusammengesetzt sein

Hinweis: Manche Lizenzen sind zeitlich begrenzt!

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

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