Volkshochschule Braunschweig GmbH

Für die rund 250.000 Einwohner Braunschweigs ist die hiesige Volkshochschule (VHS) die erste Anlaufstelle für bezahlbare Bildungsangebote. Mit drei Veranstaltungsorten und über 600 Lehrkräften bietet die Einrichtung berufliche Fortbildungen, Familienberatung und Schulausbildungen an. Ein wichtiger Faktor spielt dabei die Drucker-Infrastruktur. Denn die meisten Abschlussprüfungen der Kurse werden nach wie vor auf Papier abgehalten. Über 300 gedruckte Seiten am Tag Der IT-Administrator kümmert sich um die Geräte, die bei jedem Kurs von Dozenten und Teilnehmern genutzt werden. Denn jeder Kursteilnehmer hat einen Arbeitsplatzrechner mit einer Verbindung zum lokalen Drucker. Ausgedruckt werden nicht nur Informationen zum Kurs, sondern auch Prüfungsunterlagen für essenzielle Kurse. Denn an der Volkshochschule können die Teilnehmer nicht nur Sprachen für den nächsten Urlaub lernen, sondern auch wichtige Weichen für ihr zukünftiges Leben stellen. Zum Beispiel Frauen, die in Kursen auf den Berufswiedereinstieg nach der Elternzeit vorbereitet werden oder Flüchtlinge, die an der Volkshochschule Deutsch lernen. Insgesamt wurden so vergangenes Jahr 120.000 Seiten gedruckt, was mehr als 300 Seiten am Tag entspricht – die Hälfte davon Farbdrucke.

Drucker-Wartung unter Zeitdruck

Damit die Drucker auch funktionieren, prüft der IT-Administrator die Geräte wöchentlich. Dabei untersucht er die allgemeine Funktionsfähigkeit, Toner- und Papierstände. Was nach wenig Aufwand klingt, entpuppt sich in Wahrheit als hochkomplexe Angelegenheit. Um dem Unterrichtsablauf nicht in die Quere zu kommen, kann der IT- Administrator die Geräte nur kontrollieren, wenn die Räume nicht belegt sind.

Da die stark frequentierten Kurse sich allerdings zeitlich überschneiden und in knappen Abständen stattfinden, bleibt ihm nicht immer genug Zeit, um alle Räume auf einmal zu besichtigen. Zudem ist die Wartung auch zeitintensiv. Pro Gerät sind es zwar nur ungefähr fünf Minuten. Doch aufs Jahr hochgerechnet ergibt dies fast drei Arbeitstage.

Der virtuelle Printer-Assistent erleichtert die Drucker-Verwaltung

Deshalb hat sich der IT-Administrator einen persönlichen Assistenten zugelegt. Um genau zu sein, einen virtuellen Assistenten fürs Printer-Management. Sein Name ist TC CARL und er nimmt dem IT-Administrator viel Arbeit ab. Die Cloud-Software TC CARL ist über das Druckernetzwerk mit allen Geräten verbunden und liest alle Informationen per Fernzugriff aus. Da Alders die Zahlen bequem auf seinem Dashboard in der dazugehörigen Browser-Anwendung aufrufen kann, kann er sich die Kontrollgänge komplett sparen. Dabei kommt ihm auch die Funktion des Listen-Managements zugute, denn er hat für seine Druckerinfrastruktur zwei Listen angelegt, mit denen er Farb- und Schwarzweiß-Drucker getrennt voneinander verwalten kann. Durch die erleichterte Geräte- Administration stehen ihm drei weitere Arbeitstage im Jahr zur Verfügung, die er mit TC CARL gewonnen hat.

Automatisiert oder manuell: TC CARL-Nutzer haben die Wahl

TC CARL erleichtert dem IT-Experten die Drucker-Verwaltung auch durch automatisierte Störungsmeldungen. Sollte ein Drucker ein Problem haben, sendet TC CARL eine E-Mail an vorher durch den Nutzer definierte Empfänger. TC CARL meldet sich ebenfalls automatisch, wenn ein vorab definierter Toner-Stand erreicht ist, so dass er rechtzeitig neue Kartuschen bestellen kann. Mit TC CARL könnte er den Bestellprozess auch komplett automatisieren, indem TC CARL das Verbrauchsmaterial für ihn bestellen und ihn per E-Mail darüber informieren würde. Doch dem IT- Administrator ist es lieber, dass er vor der Bestellung den Toner-Stand noch einmal selbst prüft. Diese Möglichkeit hat er bei vielen anderen Anwendungen nicht, wo die Bestellung nur automatisiert möglich ist. Er könnte darüber hinaus auch die Technikeranforderung automatisieren, wodurch im Reparaturfall der Techniker direkt benachrichtigt wird. Kinderleichter Bestellprozess Auch wenn der IT-Administrator die Kartuschen selber bestellen muss, ist der Ablauf mit viel weniger Aufwand verbunden als zuvor. Da er in TC CARL pro Gerät die passenden Toner, die Lieferanschrift und die Kostenstelle hinterlegt hat, ist das Verbrauchsmaterial mit nur wenigen Klicks bestellt. Die einfache Bedienbarkeit von TC CARL ist ein großer Pluspunkt für den IT-Administrator. Die umfangreichen und übersichtlichen Funktionen der Anwendung hatten ihn schnell überzeugt. Nach sehr kurzer Zeit konnte er TC CARL problemlos nutzen. Er ist überzeugt, dass man für die Nutzung von TC CARL eigentlich keine IT-Kenntnisse benötigt. In dem Fall hätte er sich die Fortbildung zum IT-Administrator sparen können. Was seinen Arbeitgeber aber nicht gefreut hätte.